(Đây là bài viết được đăng lại từ post cũ trên Facebook, quan điểm và góc nhìn hiện tại của tác giả có thể đã thay đổi so với bài viết)
Đi học được bè bạn ưu ái gọi bằng cái tên “nữ thần kẻ bảng”, “nữ hoàng bảng biểu”, mình thấy vui lắm tại mình bị cuồng kẻ bảng, thích lập kế hoạch, thích nhìn tổng quan mọi thứ, thích thấy mọi đầu việc được liệt kê sắp xếp đâu ra đó. Sau khi kinh qua kha khá các phương pháp, template, app quản lý công việc, cuối cùng mình quay về với template sơ khai nhất với phương châm “the less the more”.
Cho tới hiện nay có 2 công cụ mà mình duyệt: 1 là google calendar và 2 là cái bảng excel “đời tôi dạo này” của mình như trong hình.
Phải nói thêm bảng excel này là công cụ đắc lực để mình master quản lý thời gian, giúp mình sống sót qua mùa deadline cực độ vừa qua. Mình vừa đi học fulltime (học kì rồi trường xếp cho học 8 môn, trong đó mình làm leader dao động 4-5 nhóm), vừa làm 2 job content creator partime online, cùng lúc dạy kèm tiếng Anh giao tiếp 1:1 cho một bạn và còn dành thời gian để yêu đương, phát triển mối quan hệ với người yêu.
Bảng của mình vô cùng đơn giản, y chang google calendar, có thứ ngày tháng năm và có 1 ô để ghi lại công việc. Khi ghi công việc thì mình sắp xếp theo thứ tự thời gian trong ngày. Mình không dùng google calendar vì nó đòi hỏi nhiều thao tác hơn bảng excel, giao diện ghi công việc hơi rối mắt so với nhu cầu của mình.
Ở bảng excel mình dễ dàng ghi chép, sửa thời gian, gạch ngang khi đã xong task, có thể insert link làm việc liên quan vào phần ghi chú của ô hay dán link trực tiếp vào ô đều được. Nói chung không khác gì google calendar và còn linh hoạt vô đối.
Tuy nhiên bảng excel thì thua calendar ở chỗ không tạo sẵn link google meet, không tự động liên kết lịch, không nhắc lịch được, không mời người khác cùng tham gia một cuộc họp được. Nhưng mình thì không cần 4 tiện ích đó nên excel là chân ái khi so về độ tối giản và hiệu quả. À thêm cái nữa là excel thì mất xíu xiu thời gian ngồi ghi ngày tháng năm, nhưng thao tác khá dễ dàng gọn lẹ mình làm 5 phút là xong cho cả 12 tháng.
Khi quản lý thời gian mình không chỉ quản cho một mình mình, mình quản chung cho cả team, cho từng task của các bạn trong nhóm, cho deadline của em trợ lý, cho client, lúc này bảng excel phát huy công dụng vượt trội vì các thao tác chỉnh sửa quá nhanh quá nguy hiểm. Cứ tới giờ mình chỉ cần mở bảng thần chết này ra là biết liền ai đúng deadline ai trễ deadline dù lúc đó mình đang làm công việc khác.
Chỉ có một nguyên tắc duy nhất cần tuân theo để bảng này phát huy tối đa công dụng và chạy mượt mà thôi, đó là NGAY-LẬP-TỨC. Có thay đổi lịch là update ngay. Có lịch mới là ghi vào ngay. Chỉ có vậy thôi đó. Ghi xong rồi thì lập tức giải phóng bộ nhớ não và tập trung làm công việc hiện tại.
Việc nhìn được tổng quan toàn bộ quỹ thời gian, các đầu việc nhờ chiếc bảng excel thần thánh mang tên “đời tôi dạo này” cho phép mình sống một cuộc sống bên ngoài bảng. Thay vì nhớ nhớ quên quên và sống trong cảm giác bất an, mình chỉ cần cái bảng này là vô tư cân mọi thể loại deadline. Xong deadline trong bảng rồi thì mình tận hưởng những thứ bên ngoài công việc, tha hồ vui chơi sống chánh niệm, tâm hồn thư thái nhẹ nhàng như mây bay.
Cách mình dùng bảng excel ở đây:
Đây là toàn bộ bảng “Đời tôi dạo này” của mình, mình bắt đầu dùng từ tháng 3 đến giờ. Trước đó mình có thói quen dùng sổ.
Dễ dàng chèn ghi chú vào một ô
