(Đây là bài viết được đăng lại từ post cũ trên Facebook, quan điểm và góc nhìn hiện tại của tác giả có thể đã thay đổi so với bài viết)
Phần trước mình đã chia sẻ về công cụ quản lý thời gian, phần này thì mình sẽ chia sẻ thêm một chút về những chiêm nghiệm của mình xoay quanh câu chuyện quản lý thời gian.
Mình không tin lý do “tôi là người cầu toàn nên tôi hay trễ deadline”. Trái lại nếu đã cầu toàn thì hãy học cách quản lý thời gian sao cho hợp lý, đến deadline mà task của bạn chưa hoàn thành nghĩa là nó chưa hoàn thành, mức xong còn chưa đạt được thì nói gì tới mức chất lượng cao hay hoàn hảo. Cầu toàn mà đúng deadline thì là cầu toàn. Cầu toàn mà trễ deadline thì là cách quản lý thời gian, kì vọng và nguồn lực chưa hợp lý.
Không phải là mình không trễ deadline bao giờ, mình cũng trễ deadline trong những trường hợp bất khả kháng hoặc đôi khi là do mình lười ngang. Nhưng khi trễ mình biết là do mình CHỌN trễ chứ không phải mình BỊ trễ. Tức là mình đã cân nhắc những thứ mình phải đánh đổi khi trễ, cân nhắc trách nhiệm của mình, cân nhắc hậu quả và những bên bị ảnh hưởng. Từ giai đoạn BỊ trễ chuyển qua giai đoạn CHỌN trễ là cả một quá trình và quy tắc tối thượng của mình là nếu việc mình trễ deadline bị ảnh hưởng đến người khác thì mình tuyệt đối không được trễ.
Nhưng hầu hết trường hợp thì mình không trễ, việc mình trễ deadline còn khó hơn việc mình đúng deadline, bởi vì nhờ có bảng này thì khi nhận deadline mới mình sẽ biết ngay các deadline có cấn nhau hay không, mình sẽ chủ động thương lượng deadline liền để đảm bảo mình có đủ thời gian mình cần. Nhưng cũng hầu hết trong các trường hợp thì không ai cần phải giao deadline cho mình, mình sẽ tự động đề xuất deadline và cứ thế đúng giờ là mình submit.
Cho đến hiện tại, em trợ lý hỗ trợ công việc cho mình cũng thấm nhuần những quy tắc này. Hoặc là mình nói luôn deadline GIỜ + NGÀY cụ thể khi giao task, hoặc mình chưa kịp nói thì em ấy sẽ tự đề xuất luôn ngay khi nhận task “em nộp trước X giờ ngày Y nhé được không chị KA?”. Khi trễ deadline thì mình sẽ tự đề xuất hướng giải quyết ngay trong tin nhắn báo trễ deadline cộng với GIỜ + NGÀY cụ thể sớm nhất mà mình có thể nộp. Em trợ lý cũng đã làm được điều tương tự.
Với mình, để biết một người có đáng tin cậy hay không, có thái độ tốt hay không, mình sẽ đánh giá thông qua những thói quen trong hành vi và thông qua những quy tắc nhỏ như vậy. Càng muốn linh hoạt, thì lại càng phải tuân theo một số quy tắc nhất định. Nãy giờ nói nhiều về quy tắc nhưng sau cùng đó là bàn đạp để chạm tới sự linh hoạt, khả năng thích nghi và sẵn sàng thay đổi.
Dù là nữ quàng bảng biểu và khá tự tin về khả năng quản lý thời gian của bản thân như thế, nhưng cũng có những trường hợp mà các quy tắc này của mình bị thách thức, bị dập cho tơi tả. Đó là những công việc mà deadline và khối lượng công việc sẽ bị lật 180 độ bất cứ khi nào và không ai có thể kiểm soát được luôn, như tổ chức sự kiện chẳng hạn. Đó là lúc mình thấy được cách thức quản lý thời gian này đã giúp mình bình tĩnh và linh hoạt như thế nào, nhưng chính nó cũng khiến mình hoảng loạn ra sao.
Mình có thể quản lý tốt các công việc, dự án cần sự phân chia chi tiết và quản lý sâu sát về mặt thời gian. Nhưng quản lý một dự án mà ở đó một cái bảng biểu thời gian chi tiết sẽ bị xé tan thành nghìn mảnh như tổ chức sự kiện thì lại là một chuyện rất khác và mình cần học hỏi thêm hihi.